在商务日常交流中,有时候我们仍需要写正式的商务信函,通过电子邮件或打印出来通过邮政寄送。一般合同、协议或其他文件都是以带附信的传统商务信函模式发送的。如今我们依然通过邮政系统投递信件,索取回执,这样我们就能确认对方是否收到了信件书信格式包括五个部分,这仍是一种很有效的商务信函传递方式。而且你可能很难想象,有些企业依然没有使用电子交易模式。正式的商务信函可能已经过时,但说不定哪天就能用得上。
您可以参考湖南企发为您提供的示范提纲:
日期:包括年月。
封内地址:收件人的地址。
标题:有些信件会有标题或是编号。
称谓:可使用“尊敬的”,后面跟一个冒号(:)。
信的主体
结尾:一般的商务信件会以“谨上”作为结尾。
签名:手写签名。
姓名和身份:打印出来的姓名,下缀身份。
标识线:对于口述的信件,作者的名字以大写形式出现,冒号后跟小写的助手姓名缩写。
附件:如果有附件书信格式包括五个部分,要打印上“附”或“附件”的字样。如果附件不止一份则需要编号。
抄送:抄送多方的信件要表明“抄送:”,后跟收信人的姓名。
又及:如果有“又及”的内容,可以写在这里。
以下是湖南企发的小伙伴为您总结的写作要点:
·用带公司抬头的信纸打印商务信函。如果没有这样的信纸,或者是以个人名义寄送商务类的信函,可以在纸的最上方居中的部位打印姓名和地址。
·统一信件格式,包括收信人的姓名、地址和日期。可能你的地址已经打印在信纸上了。
·使用正式的称谓。传统的正式信函一般称对方“先生”或“女士”,很少直呼其名。
·语气要正式。一般来说商务信函比电子邮件更正式(也有例外),所以要注意语气不能太随意。
·信的主体分块分段。
·结尾要正式。一般最常用的结尾是“谨上”。
·签名。
·签名下方打印出姓名。
·如果随信还有附件,邮件下方要有“附件”或“附”的字样,就在本页的最下方。标明附件的份数。
·如果还将信件抄送给了他人,在本人姓名下方要标明“抄送”字样,就在本页的最下方。
·语气不要太随意。商务信函比电子邮件更正式。
·语言不要僵硬教条。商务信件的确是正式文件,但也不要太过模式化。要避免使用过度僵硬(如“根据您的要求,请查收”)或过于教条(如“署名”)的语言。
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